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Come gestire la fatturazione elettronica nella tua attività

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La fatturazione elettronica viene definita come “il processo di emissione, invio e conservazione del documento digitale fattura”.

Le fatture elettroniche, prima di essere confermate e condivise con il destinatario, vengono controllate e validate dall’Agenzia delle Entrate, ma non sempre il processo va a buon fine. Alcune volte emergono degli errori che è necessario correggere per permettere al documento di arrivare a destinazione.

Quali sono gli errori più comuni? E come gestirli? Lo vediamo in questo articolo.

Fatturazione Elettronica

PRINCIPALI ERRORI DI FATTURAZIONE ELETTRONICA

Qualsiasi errore commesso prima che la fattura elettronica venga inviata al Sistema di Interscambio (SDI) può essere corretto senza rischiare di incorrere in alcun tipo di sanzione. 

È sufficiente modificare le informazioni errate e inviare quindi il documento.

A cosa prestare attenzione?

  • aver inserito i dati del destinatario corretti (PIVA, Codice Destinatario, ecc)
  • non usare caratteri speciali che non vengono supportati dai tracciati XML (esempio la &)
  • descrivere adeguatamente la tipologia di operazione
  • controllare incongruenze tra aliquota e imposta calcolata
  • inserire un numero progressivo di fattura

Ma si sa, sbagliare è umano. Può infatti succedere che la fattura venga inviata con errori di diverso tipo e sia quindi scartata dal SDI.

FATTURA ELETTRONICA SCARTATA

La correzione degli errori segnalati dal Sistema di Interscambio deve essere effettuata entro 5 giorni dall’avvenuta notifica di scarto. In caso contrario, la fattura sarà considerata “non emessa”. 

Tra gli errori più comuni contenuti nelle fatture elettroniche respinte dal SDI troviamo:

  • Errore 00001 = Nome file non valido; le regole per la nomenclatura del file sono riportate alla pagina del sito “Predisporre la FatturaPA
  • Errore 00100 = Certificato di firma scaduto; è necessario controllare dal proprio provider di firma ed eventualmente rinnovare il certificato
  • Errore 00101 = Certificato di firma revocato; come per punto precedente
  • Errore 00106 = File vuoto o corrotto; 
  • Errore 00404 = Fattura duplicata; il numero della fattura risulta già associato ad un’altra all’interno dello SDI
  • Errore 00311 = Codice Destinatario non valido o inesistente;
  • Errore 00324 = IdFiscaleIVA e CodiceFiscale non coerenti; 
  • Errore 00400 = Sulla riga di dettaglio con Aliquota IVA pari a zero deve essere presente il campo Natura; avendo inserito alla voce “codice iva” un’aliquota pari a zero, è necessario compilare il campo “Natura” selezionando un Tipo Iva compatibile (ad esempio imponibile o indetraibili)
  • Errore 00417 = Fattura senza codice fiscale o partita IVA;
  • Errore 00423 = Il Valore del campo PrezzoTotale non è calcolato correttamente; può essere per esempio dovuto all’inserimento di importi con più di due decimali. 

FATTURA ELETTRONICA ERRATA PA

A differenza delle aziende, dei professionisti e dei privati, la Pubblica Amministrazione (PA) può rifiutare una fattura elettronica anche se questa è stata già approvata dal Sistema di Interscambio. 

In caso di esito negativo da parte dell’ufficio PA prima della conferma da parte del SDI, l’emittente deve procedere alla correzione dell’errore e inviare di nuovo il documento al Sistema di Interscambio, mantenendo lo stesso numero e la medesima data. 

Se invece la fattura è stata rifiutata successivamente all’accettazione, l’ufficio della PA deve contattare direttamente l’emittente e chiedere l’emissione di una nota di credito elettronica e la successiva riemissione della fattura corretta

COME CORREGGERE E MODIFICARE UNA FATTURA ELETTRONICA

Come detto precedentemente, nel caso in cui l’errore venga rilevato dal SDI e venga quindi segnalato con una ricevuta di scarto, il soggetto emittente potrà riemettere la fattura corretta entro 5 giorni, mantenendo la stessa data e lo stesso numero di fattura.

Qualora invece l’errore sia di tipo non rilevabile, l’unico modo per procedere alla correzione della fattura emessa sarà quello di emettere, sempre in formato elettronico, una nota di credito che vada a stornare eventuali inesattezze.

Modifica fatturazione elettronica

NOTA DI DEBITO PER LE VARIAZIONI IN AUMENTO

 

Quando bisogna aumentare gli importi fatturati per, ad esempio, un errore nell’applicazione dell’IVA, è necessario emettere una fattura integrativa che prende il nome di nota di debito

Per evitare di incorrere in sanzioni, la variazione deve essere effettuata entro il termine per la liquidazione periodica relativa alla fattura sbagliata. 

NOTA DI CREDITO PER LE VARIAZIONI IN DIMINUZIONE

 

In questo caso parliamo di una rettifica in diminuzione dell’operazione per cui è stata emessa la fattura. 

Verrà quindi emesso un documento che prende il nome di nota di credito e la nota di variazione dovrà essere assoggettata alla stessa aliquota IVA riportata nella fattura a cui si riferisce.

LE SANZIONI

In caso di fattura elettronica tardiva, errata o incompleta si può incorrere in sanzioni più o meno pesanti. Riepiloghiamo di seguito tutte le specifiche del caso:

  • Violazione registrazione o fatturazione senza conseguenze sul calcolo dell'IVA: da 250 a 2.000€

  • Fatturazione elettronica o registrazione omessa, tardiva o errata: dal 90 al 180% dell'imposta, con importo minimo di 500€

  • Violazione fatturazione elettronica e/o registrazione importi esenti, non imponibili, non soggetti ad IVA o reverse charge: dal 5 al 10% dei corrispettivi, con un minimo di 500€; se non ci sono conseguenze sul calcolo IVA o delle imposte sui redditi le sanzioni sono compresa da un minimo di 250 ad un massimo di 2.000€

  • Violazioni solo formali: niente sanzioni

Abbiamo visto insieme i più comuni errori della fatturazione elettronica e come risolverli.

Per non rischiare di lasciare nello stato “non lette” le notifiche del SDI e arrivare quindi troppo tardi per la gestione di errori nelle tue fatture elettroniche, affidati ad un software di cassa integrato e semplifica tutto l’iter di fatturazione della tua attività.

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