In queste calde giornate prendersi una vacanza è un desiderio che condividiamo tutti.
Che il tuo business possa beneficiare di un periodo di ferie durante la stagione estiva, o che il meritato riposo sia per te e i tuoi collaboratori ancora un pensiero lontano, in questo articolo ti spieghiamo come chiudere la tua attività per ferie secondo normativa, per evitare di incappare in sanzioni.
Ultima chiusura fiscale prima delle ferie
Prima di chiudere la tua attività per ferie, è necessario eseguire come sempre a fine giornata la chiusura fiscale ed accertarti che abbia un esito positivo.
Avevamo già parlato in modo approfondito in un altro articolo di come effettuare la chiusura fiscale secondo normativa e del fatto che software gestionali come DUE Retail, EasyPOS e Speedy sono progettati per aiutarti anche in questa attività. La chiusura fiscale può infatti essere eseguita manualmente tramite stampante fiscale, oppure direttamente da punto cassa con i nostri software.
Attenzione a non confondere la chiusura gestionale con quella fiscale, due operazioni differenti: soltanto la chiusura fiscale condivide i dati delle transazioni giornaliere con l'Agenzia delle Entrate ed è quindi la più importante da effettuare.
Una volta rientrati dalle ferie, all'accensione della stampante, verrà automaticamente inviata un'ulteriore chiusura a 0€ di tutti i giorni di sospensione all'Agenzia delle Entrate, così da comunicare la pausa dall'attività per i giorni di riposto.
Comunicare l'inattività all'Agenzia delle Entrate
Quando le ferie superano un certo numero di giorni diventa però necessario registrare preventivamente la sospensione dell'attività all'Agenzia delle Entrate. Il limite da considerare è di 12 giorni, oltre il quale scattano sanzioni per il mancato invio delle chiusure.
Quindi, nel caso in cui le ferie si dovessero protrarre oltre o nel caso in cui non si fosse sicuri dei giorni totali di chiusura attività, è consigliabile eseguire la procedura di cambio di stato del Registratore Telematico.
Nel documento "Specifiche tecniche per la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi giornalieri" dell'Agenzia delle Entrate (ultima versione 11.1 allegata al provvedimento del 18 gennaio 2023), nella sezione 2.7 "Generazione trasmissione dati", si legge:
"Nel caso in cui l'interruzione dell'attività sia superiore ai 12 giorni (ad esempio ferie lunghe, chiusura stagionale, inutilizzo temporaneo, etc.) o se l'esercente non fosse in grado di conoscere la durata del periodo di inattività e di comunicarlo a priori, il Registratore Telematico deve prevedere la possibilità di predisporre l'invio di un evento di tipo "fuori servizio", codice 608 (magazzino/periodo di inattività), per comunicare al sistema l'inizio del periodo di inattività. In questo caso il RT tornerà "in servizio" alla prima trasmissione utile".
Nulla cambia, invece, per i gestori che si concedono meno di 12 giorni di ferie, in questo caso non è necessario seguire nessuna procedura.
Cambiare di stato il dispositivo telematico è un sistema che viene utilizzato anche per gestire situazioni anomale o di malfunzionamento dell'apparecchio, ma si applica allo stesso modo in caso di sospensione dell'attività per un periodo prolungato.
La segnalazione è quindi utile in "tutte le ipotesi in cui il Registratore Telematico non è in grado di trasmettere i dati al Sistema AE", come si legge nelle specifiche tecniche sopra citate.
Grazie a questo procedimento, l'Agenzia delle Entrate è messa a conoscenza della sospensione del canonico flusso di dati.
Come si legge nella risposta all'interpello numero 247 del 2022, l'operazione "consente all'Amministrazione di avere contezza di un problema in essere e di motivare eventuali mancate o tardivi memorizzazioni e trasmissioni, totali o parziali, dei dati".
Come cambiare di stato il tuo dispositivo
Ma come impostare il dispositivo in modalità "fuori servizio"?
- entrare nel sito dell'Agenzia delle Entrate ed effettuare l'accesso all'area riservata con il codice fiscale, il pin e la password
- dalla home page, sezione "fatture e corrispettivi", cliccare il pulsante "vai a Corrispettivi" nell'area dedicata ai corrispettivi
- se è già stato precedentemente eseguito l'accreditamento alla piattaforma, comparirà una sezione con scritto "Gestore ed Esercente". Premere la voce sottostante "Accedi ai servizi"
- Nella pagina che si apre, cliccare la voce "ricerca dispositivo" nell'elenco a sinistra
- Sulla destra comparirà una schermata con un altro pulsante da premere con la voce "ricerca dispositivo". Cliccarlo senza completare nessun campo. La pagina fornirà l'elenco dei dispositivi associati alla propria Partiva Iva.
- cliccando sulla matricola del dispositivo, si aprirà una pagina con tutte le informazioni associate, da cui sarà possibile controllare lo stato, modificarlo e controllare le date di attivazione
- in questa pagina premere il tasto "cambio stato"
- comparirà la schermata di cambio stato
In questo passaggio sarà possibile selezionare una tra le seguenti opzioni:
- Fuori servizio - da utilizzare per indisponibilità temporanea del dispositivo. Tale evento dovrà essere segnalato in relazione a situazioni che non comportano la perdita di possesso del dispositivo, ma ne comporta l'indisponibilità per un periodo limitato di tempo, come quello della chiusura attività. Il dispositivo tornerà in servizio alla prima trasmissione senza necessità di modifiche manuali.
- Disattivazione - da utilizzare per perdita di possesso di un dispositivo. Tale evento dovrà essere segnalato in relazione a situazioni che comportano la perdita di possesso di un dispositivo, come il furto e la cessione. Il dispositivo per essere nuovamente operativo deve essere sottoposto all'operazione di attivazione da parte di un laboratorio abilitato.
- Dismissione - da utilizzare per rimozione definitiva di un dispositivo dal commercio. Questo evento è da utilizzarsi solamente per situazioni di definitiva rimozione di un dispositivo dal commercio. Una volta dismesso il dispositivo, sarà inutilizzabile in modo permanente
- Indicare la data e l'ora, che per il "fuori servizio" deve sempre essere precedente alla chiusura fiscale effettuata, ed infine indicare il codice e la motivazione del cambio di stato, spiegando brevemente il motivo del cambio.
- premere quindi il tasto "invia"
A questo punto il Registratore Telematico verrà identificato dall'Agenzia delle Entrate come "fuori servizio", ritornando "in servizio" alla prima trasmissione utile effettuata una volta riaperta l'attività.
Con questi piccoli accorgimenti potrai allontanarti dalla tua attiivtà e goderti le ferie senza il pensiero di eventuali problematiche al tuo ritorno.
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