Con l'arrivo della bella stagione, gestire adeguatamente le sale esterne del proprio ristorante diventa un tema centrale per le realtà del settore. Dehor, giardini e plateatici rappresentano un'opportunità concreta di guadagno, ma anche una sfida organizzativa: più tavoli significa più clienti e, quindi, più lavoro per tutto il team.
Come organizzare al meglio gli spazi esterni senza rallentare il servizio?
In questa guida ti presentiamo gli strumenti operativi che ti aiuteranno ad ottimizzare le attività quotidiane dei tuoi dipendenti, migliorando la loro efficienza e garantendo una customer experience di valore anche con l'apertura di nuovi spazi.
Le criticità principali della gestione di sale esterne
Quando si amplia il servizio su zone esterne del proprio ristorante, emergono subito alcune difficoltà operative, come l'aumento del numero di tavoli da gestire, una più elevata distanza tra le sale, problemi a monitorare ordini e tempistiche, ed un maggior carico di lavoro per il personale.
Soprattutto se il numero di dipendenti dedicati resta lo stesso, diventa più che mai essenziale ottimizzare i processi operativi.
A questo scopo possono dare un aiuto effettivo strumenti digitali pensati per la ristorazione.
In che modo? Lo vediamo nei prossimi paragrafi.
Come migliorare il lavoro dei camerieri nelle sale esterne
Con l'apertura delle sale esterne, il lavoro dei camerieri è tra quelli più interessati al cambiamento: aumentando gli spazi da coprire e i tavoli da gestire, diventa più complesso per loro assicurare un servizio rapido ed efficiente.
In questo contesto, la tecnologia diventa un alleato fondamentale per semplificare l'operatività. Dalla presa della comanda all'uscita dei piatti, bastano alcuni semplici strumenti per garantire un servizio all'altezza delle aspettative anche nei momenti di maggiore affluenza.
Riduci i tempi di attesa con il menu digitale
Per offrire un servizio rapido e ottimizzare gli spostamenti dei tuoi camerieri ai tavoli, puoi passare dall'utilizzo del menu stampato alla sua visualizzazione in digitale. Con la semplice lettura di un QR Code posizionato sul tavolo, i tuoi clienti potranno consultare il menu direttamente dal loro smartphone senza alcuna attesa.
Il menu digitale oggi è utilizzato da molte realtà nella ristorazione perché offre diversi vantaggi, tra cui:
- riduzione dei tempi di scelta ed ordinazione
- meno spostamenti per i camerieri
- aggiornamenti immediati senza necessità di ristampa
- migliore gestione dei flussi nei momenti di punta
Una soluzione semplice ma altamente efficace per ottimizzare il servizio nelle aree esterne.
Aumenta la velocità e azzera gli errori con i palmari per comande
Per assicurare un servizio di qualità anche con l'aumento dei coperti, è possibile semplificare la gestione delle comande al tavolo grazie a palmari dedicati.
L'utilizzo di palmari per la presa dell'ordine è una delle soluzioni più efficaci per garantire un servizio impeccabile in tutte le sale del ristorante.
Grazie all'integrazione diretta con gestionali di cassa come EasyPOS®, i camerieri possono:
- prendere le comande più rapidamente
- inviarle in tempo reale in cucina, senza doversi spostare
- ridurre errori e dimenticanze
- gestire più tavoli in meno tempo
Utilizzando i terminali dedicati inoltre non ci sarà più nessuna possibilità che le comande vadano perse. Tutto questo si traduce in un servizio più rapido e clienti più soddisfatti.
Ma se nel dehor si presentano problemi di connessione che bloccano la presa dell'ordine digitale o la sua sincronizzazione con la cassa?
Software come EasyPOS® assicurano il funzionamento del sistema anche off-line, salvando tutti i dati delle comande inserite, che verranno inviate alla cucina non appena si verrà riconessi alla rete, senza dover reinserire l'ordine da zero o ricordarsi di confermarlo manualmente.
Automatizza le ordinazioni con il self-ordering
Se vuoi rendere completamente automatica la presa dell'ordine e permettere ai tuoi camerieri di concentrarsi esclusivamente sul servizio al cliente, puoi utilizzare i sistemi di self-ordering, che includono per esempio app e webapp, siti web, tablet al tavolo o totem interattivi.
In questo modo i clienti potranno eseguire i loro ordini in totale autonomia, con la sensazione di essere più veloci, e potranno modificare a loro piacimento gli ordini, senza il rischio di incomprensioni.
Il carico operativo dei camerieri verrà così ridotto e il personale di sala avrà la possibilità di dedicarsi ad offrire un'accoglienza e un servizio impeccabili.
Grazie a queste tecnologie viene ottimizzata anche la comunicazione tra sala e cucina, un altro aspetto che potrebbe risentire dell'apertura del dehor.
Semplifica la comunicazione tra sala e cucina con i Kitchen Monitor
Con l'apertura delle sale esterne, la distanza fisica tra camerieri e centri di produzione aumenta. Questo cambiamento può causare;
- ritardi nella trasmissione delle comande
- difficoltà nel gestire modifiche o richieste speciali
- maggiore rischio di errori
Abbiamo visto nei capitoli precedenti come i sistemi di invio delle comande in tempo reale (come palmari o app collegate alla cucina) permettano un passaggio diretto di tutte le informazioni, eliminando intermediari e la possibilità di perdere dei dettagli, e diminuendo virtualmente la distanza tra sala e cucina.
In aggiunta, per migliorare ulteriormente la gestione delle ordinazione, puoi utilizzare i Kichen Monitor: display dedicati alla cucina che ricevono direttamente le comande dei palmari, le mantengono in ordine e supportano il personale nel partire con la produzione al momento giusto per coordinare meglio il servizio.
Evita errori nella consegna dei piatti grazie ai sistemi digitali
Con un maggior numero di tavoli distribuiti tra interno ed esterno aumenta il rischio di consegnare piatti al cliente errato o confondere comande simili tra loro.
Digitalizzare l'attività di presa dell'ordine, sia per mezzo di palmari dedicati che con sistemi di self-ordering, assicura l'associazione univoca di ogni ordine al suo tavolo, riducendo gli errori e garantendo la soddisfazione dei tuoi clienti.
Come semplificare la gestione del punto cassa con più sale operative
I camerieri non sono i soli ad essere interessati da un maggiore carico di lavoro con l'apertura delle sale esterne del ristorante.
L'aumento dei coperti può avere un notevole impatto anche sugli operatori che gestiscono la cassa.
È possibile semplificare anche le attività del punto cassa? In che modo?
Controllare i tavoli in tempo reale
Un software gestionale per ristoranti come EasyPOS® permette di visualizzare da punto cassa una mappa digitale di tutte le sale del tuo locale, sia interne che esterne.
Con un semplice click potrai avere informazioni dettagliate per ogni tavolo, visualizzandone:
- posizione
- numero
- stato (prenotato, impegnato, in chiusura)
- comande attive
Sarà anche possibile associare alla mappa una foto reale della sala, così da semplificare ulteriormente il lavoro per i tuoi dipendenti.
Con queste informazioni l'operatore di cassa potrà identificare rapidamente i tavoli, velocizzando la chiusura dei conti ed evitando errori nella gestione degli ordini.
Velocizzare i pagamenti in cassa
Una gestione fluida dei pagamenti migliora il servizio e riduce i tempi di attesa in cassa, aumentando la soddisfazione del cliente. Oltre a doversi interfacciare con il metodo di pagamento preferito dall'utente, un sistema di cassa efficiente deve essere in grado di soddisfare anche le altre sue esigenze, come:
- la richiesta di avere un conto unico, separato o dividere alla romana
- la possibilità di effettuare pagamenti con i buoni pasto
- l'elaborazione e il riconoscimento di convenzioni aziendali
Infine, utilizzando i terminali POS portatili, potrai permettere ai clienti di effettuare pagamenti direttamente al tavolo, con il doppio vantaggio di offrire loro un'esperienza soddisfacente e di alleggerire il lavoro del punto cassa.
Ottimizzare il sistema di prenotazione tavoli
La prenotazione online del tavolo è uno strumento fondamentale per gestire al meglio non solo le sale esterne, ma anche il resto del locale.
Il cliente potrà collegarsi in autonomia ad una piattaforma dedicata da cui scegliere giorno, ora e numero di persone per cui prenotare. Una volta confermata, dopo aver controllato la disponiblità effettiva, la prenotazione verrà salvata nel software e sarà visibile alla successiva apertura del programma.
Per evitare il no-show è possibile associare alla prenotazione la richiesta di una caparra, in modo da incentivare il cliente a rispettare l'impegno preso.
Dare la possibilità di riservare il proprio tavolo online assicura la costante disponibilità del servizio, anche quando il locale è chiuso, massimizzando l'occupazione dei tavoli con minor impegno per i tuoi dipendenti.
Raccogliere dati e valutare le perfomance
L'apertura degli spazi esterni del tuo locale significa per forza un aumento del fatturato. Con più sale attive inoltre diventa meno immediato capire quali aree performano meglio, quali tavoli girano di più e dove invece si creano rallentamenti.
Per questo motivo è sempre essenziale avere a disposizione analisi approfondite delle performance di tutto il locale, per poter valutare l'andamento di ogni area e prendere decisioni basate sui dati: ottimizzare le criticità e puntare su format vincenti è l'unico modo per assicurare la crescita della tua attività.
Software gestionali con sistemi di analisi integrate, come il Cloud di EasyPOS®, permettono la creazione di statistiche personalizzate in base alle specifiche necessità del tuo ristorante.
Gestire le sale esterne senza aumentare il lavoro: la soluzione definitiva
Espandere il ristorante all'esterno non significa necessariamente aumentare lo stress operativo tuo e dei tuoi collaboratori.
Con le giuste tecnologie potrai digitalizzare e automatizzare i processi più ripetitivi e soggetti a errore, come la presa dell'ordine e la comunicazione tra i centri di produzione, snellire le operazioni di pagamento e aumentare i coperti per ogni turno, senza un impatto diretto sul carico di lavoro del tuo personale.
Così potrai garantire un servizio veloce e preciso che i tuoi clienti si aspettano durante tutto l'anno.
Vuoi migliorare la gestione delle sale esterne e semplificare il lavoro del tuo team? Scopri come EasyPOS® può aiutarti a ottimizzare ordini, tavoli e pagamenti, aumentando produttività e qualità del servizio.
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