In un ristorante ci sono costi che si vedono immediatamente: le materie prime acquistate, il personale, l'affitto del locale, le utenze.
E poi ci sono costi molto più difficili da individuare.
Un ingrediente acquistato in eccesso e rimasto inutilizzato. Una preparazione rifatta perché la prima non era corretta. Una preparazione con una quantità di ingredienti superiore a quella prevista dalla ricetta.
Presi singolarmente possono sembrare episodi di poco conto.
Ma quando si ripetono ogni giorno, durante tutto l'anno, possono incidere in modo significativo sulla redditività del ristorante.
Per questo ridurre gli sprechi non significa soltanto fare attenzione a ciò che viene buttato. Significa soprattutto avere maggiore controllo sui processi che portano una materia prima dall'acquisto al piatto del cliente.
E per farlo, anche la digitalizzazione può diventare uno strumento importante. In che modo? Lo vediamo nei prossimi capitoli.
Lo spreco non è solo quello che finisce nella spazzatura
Quando si parla di sprechi nella ristorazione, il primo pensiero va naturalmente al cibo che viene buttato.
È una parte importante del problema, ma non è l'unica.
Uno spreco può nascere in qualsiasi momento del processo:
- durante gli acquisti, quando si ordina più di quanto il locale riuscirà realmente ad utilizzare;
- nella conservazione, quando una materia prima scade prima di essere impiegata e ci si accorge troppo tardi del problema;
- durante la preparazione, a causa di errori nella ricetta o quantità non corrette;
- nella gestione delle porzioni, quando le dosi variano in base a chi prepara il piatto;
- durante il servizio, quando un errore nella comanda porta a preparare una portata non richiesta;
- nella gestione del menu, quando alcuni piatti vendono poco ma richiedono ingredienti che devono comunque essere acquistati
Questi sprechi non sono immediatamente visibili, ma incidono sul margine del tuo locale.
E se non vengono misurati, non potrai mai sapere quanto.
Un gestionale come EasyPOS® può aiutare a rendere più visibili questi processi, mettendo in relazione le informazioni relative alle vendite, alle materie prime, alle ricette e all'operatività quotidiana.
In questo modo oltre a quantificare gli sprechi, potrai capire dove e perché si generano.
Quando il food cost racconta solo una parte della realtà
Il food cost è uno degli indicatori più importanti per capire quanto incidono le materie prime sul fatturato di un ristorante.
Ma conoscere il costo teorico di un piatto non significa necessariamente conoscerne il costo reale.
Immagina, ad esempio, una ricetta che prevede 100g di un determinato ingrediente per ogni porzione. Se durante il servizio le quantità diventano 110 o 120g, il costo della singola preparazione cambia.
Lo stesso vale quando una parte della materia prima viene scartata, quando una preparazione viene rifatta o quando un prodotto acquistato non viene utilizzato prima della scadenza.
Per questo è importante avere ricette e quantità definite in modo chiaro.
Con le ricette digitalizzate di EasyPOS®, la brigata può avere sempre a disposizione ingredienti, quantità, modalità di preparazione e informazioni necessarie per realizzare ogni piatto secondo gli standard stabiliti.
La standardizzazione che questo sistema assicura non serve soltanto a mantenere costante la qualità, ma anche a tenere sotto controllo il costo delle preparazioni e limitare le differenza tra quanto previsto e quanto effettivamente utilizzato.
Porzioni e ricette: la standardizzazione che riduce gli sprechi
L'esperienza degli chef e della brigata è fondamentale, ma affidare completamente le quantità all'esperienza individuale può rendere difficile mantenere costanti costi e qualità.
Una ricetta standardizzata permette invece di stabilire con precisione ingredienti, quantità e modalità di preparazione.
Con EasyPOS®, queste informazioni possono essere registrate e rese disponibili al personale di cucina, evitando che ogni operatore debba affidarsi esclusivamente alla propria memoria o ad appunti cartacei che possono essere difficili da conservare ed aggiornare.
Un sistema digitale di consultazione ricette permette di:
- mantenere più facilmente costanti le quantità utilizzate;
- ridurre gli errori durante le preparazioni;
- facilitare l'inserimento di nuovi collaboratori;
- mantenere uno standard di produzione condiviso;
- avere un riferimento aggiornato per ogni preparazione
E quando una ricetta cambia, l'informazione può essere aggiornata all'interno del sistema, evitando che in cucina continuino a circolare indicazioni differenti.
Meno variabilità significa anche maggiore controllo sui costi.
Gli errori durante il servizio hanno un costo
Un errore nella presa della comanda può tradursi in una preparazione che deve essere rifatta.
Una modifica comunicata male può portare a preparare un piatto che il cliente non può consumare.
Una comanda inviata alla postazione sbagliata può generare attività inutili.
Durante un servizio intenso, ogni errore genera una conseguenza a catena: tempo perso, materie prime utilizzate inutilmente, lavoro aggiuntivo per la cucina e, in alcuni casi, un'esperienza meno positiva per il cliente.
La presa della comanda tramite palmari integrati con il sistema EasyPOS® permette al personale di sala di inserire direttamente gli ordini e trasmetterli alle postazioni interessate, evitando passaggi intermedi e riducendo il rischio di errori di trascrizione o comunicazione.
E non si tratta soltanto di velocizzare l'invio dell'ordine: quando sala e cucina condividono le stesse informazioni, diventa più semplice evitare che un errore operativo si trasformi in uno spreco di prodotto.
Anche la preparazione prima del servizio può generare sprechi
Gli sprechi non nascono necessariamente durante il servizio: una parte importante può essere generata già nelle ore precedenti.
Preparazioni effettuate in quantità eccessive, attività dimenticate, ingredienti non pronti o procedure eseguite in modo non uniforme possono creare inefficienze ancora prima che arrivino i clienti.
Per questo l'organizzazione della cucina deve iniziare prima dell'apertura.
Le check-list digitali di EasyPOS® permettono di organizzare le attività della brigata, indicando cosa deve essere fatto e aiutando il personale a mantenere sotto controllo le attività previste.
In questo modo è più semplice strutturare la preparazione del turno e ridurre il rischio che un'attività venga dimenticata o svolta in ritardo.
L'obiettivo è fare in modo che le persone abbiano strumenti e informazioni sufficienti per lavorare secondo un processo condiviso.
Coordinare la cucina significa evitare preparazioni inutili
Anche il momento in cui una comanda viene inviata alla cucina può avere un impatto sull'organizzazione del servizio.
Preparare troppo presto può significare avere piatti pronti prima del necessario. Preparare troppo tardi può rallentare il tavolo.
È necessario quindi coordinare tempi, priorità e i diversi centri di produzione.
La Smart Kitchen di EasyPOS® nasce proprio per coordinare il lavoro dei diversi centri di produzione, tenendo conto dei tempi necessari per le diverse preparazioni.
In questo modo ogni reparto può ricevere le informazioni nel momento più opportuno e la brigata può lavorare con un flusso più ordinato.
Il risultato non riguarda soltanto la velocità.
Una cucina meglio coordinata può ridurre anche attese, preparazioni fuori tempo e attività che devono essere ripetute, con un effetto positivo sia sull'organizzazione che sull'utilizzo delle materie prime.
Un altro elemento che ha un impatto negativo sul lavoro della cucina sono le interruzioni.
Un cameriere chiede a che punto è un piatto. La cucina deve recuperare una modifica alla comanda, Un operatore deve verificare quale sia la prossima preparazione da eseguire.
Ognuna di queste possibilità sottrae tempo e concentrazione.
Con sistemi come il Kitchen Monitor di EasyPOS®, la cucina può visualizzare in modo chiaro le comande da preparare e monitorare l'avanzamento del servizio.
Ogni operatore può quindi avere una visione aggiornata delle attività senza dover dipendere continuamente da comunicazioni verbali.
Questo aiuta a mantenere il ritmo della produzione e, soprattutto, a ridurre quelle piccole inefficienze che possono trasformarsi in errori e sprechi durante un servizio intenso.
Acquistare meglio significa sprecare meno
Un altro punto critico degli sprechi riguarda gli acquisti: ordinare troppo poco può creare problemi durante il servizio, ordinare troppo, invece, può trasformarsi in merce inutilizzata, prodotti scaduti e capitale immobilizzato in magazzino.
La difficoltà sta nel trovare il giusto equilibrio.
Per farlo, non è sufficiente basarsi sull'esperienza, è necessario conoscere ciò che viene venduto, la frequenza di utilizzo delle materie prime e l'andamento delle scorte.
Qui entra in gioco anche la gestione del magazzino di EasyPOS®.
Avere informazioni aggiornate sulle movimentazioni e sui consumi permette di avere una visione più precisa delle disponibilità e di collegare maggiormente le decisioni di acquisto a ciò che il ristorante vende realmente.
Anche le statistiche sulle vendite possono diventare uno strumento utile: sapere quali piatti hanno maggiore rotazione, quali vengono ordinati meno frequentemente e quali periodi presentano una maggiore domanda, aiuta il ristoratore a prendere decisioni più consapevoli.
Acquistare sulla base dei dati significa ridurre il rischio di acquistare sulla base delle sole previsioni.
Dati concreti alle decisioni: capire dove si spreca
In un ristorante una certa quantità di scartato è fisiologica.
È importante però capire dove si concentrano gli sprechi e perché si verificano, così da intervenire sui processi che li generano.
Per farlo occorre rispondere a queste domande:
Quali sono i piatti più venduti?
Quali hanno una bassa rotazione?
Quali materie prime vengono utilizzate più frequentemente?
Quali sono i giorni della settimana e i periodi dell'anno in cui la domanda aumenta?
Le statistiche e i dati raccolti da EasyPOS® permettono al ristoratore di avere una visione più completa sull'andamento del locale e di affiancare i dati alle proprie competenze ed esperienze.
In questo modo le decisioni possono diventare più consapevoli: dalla gestione del menu agli acquisti, dalla produzione all'organizzazione del servizio.
Un ristorante più redditizio non è necessariamente quello che spende meno, ma quello che utilizza al meglio le proprie risorse.
Non è necessario eliminare ogni inefficienza. È necessario conoscerla, misurarla e intervenire dove può avere un impatto maggiore.
Un'organizzazione più strutturata, ricette e procedure condivise, dati aggiornati e strumenti capaci di collegare sala, cucina e gestione possono aiutare il ristoratore a trasformare tante piccole inefficienze in occasioni di miglioramento.
Con EasyPOS®, la tecnologia lavora dietro le quinte per aiutare il ristorante a mantenere sotto controllo ogni fase del processo: dalla preparazione al servizio, dalla gestione delle materie prime alla lettura dei dati.
Vuoi capire come EasyPOS® può aiutarti a ridurre inefficienze e sprechi, e ad avere un maggiore controllo sulla gestione quotidiana del tuo locale? Contattaci per una consulenza dedicata.
