Puntualità significa qualità: come Pizzeria Miss Stella ha migliorato la gestione delle consegne

Come molte attività agli esordi, però, anche Miss Stella muove i primi passi con una gestione completamente manuale.

Per organizzare le consegne viene utilizzato un semplice foglio a quadretti, sul quale gli ordini vengono annotati con pennarelli di colori diversi. Ad ogni telefonata l'operatore deve registrare nuovamente tutti i dati del cliente, calcolare il totale a mano e pianificare le consegne affidandosi esclusivamente alla sua esperienza.

Per una piccola realtà appena avviata può essere un'organizzazione sostenibile.

Con l'aumento degli ordini, però, questo metodo inizia presto a mostrare tutti i suoi limiti: ogni nuova chiamata richiede tempo, ogni informazione deve essere riscritta e basta una semplice distrazione per generare errori destinati a ripercuotersi sull'intera serata.

Ripensando a quel periodo, Simone sorride:

"Oggi, quando ci penso, mi vengono i brividi. Non so nemmeno come abbiamo fatto a lavorare così per due anni."

Per mantenere elevato il livello del servizio diventa necessario dotarsi di un'organizzazione diversa, capace di sostenere l'aumento degli ordini senza aumentare la complessità e il rischio di errore.

Nasce così la decisione di compiere il primo vero passo verso la digitalizzazione.

Il salto verso la digitalizzazione

È nel 2013 che Simone e Cecilia iniziano a cercare una soluzione che permetta di gestire in modo più efficiente il servizio di asporto e consegna a domicilio.

All'epoca i software dedicati al delivery erano ancora poco diffusi e Speedy® si presenta come una delle poche soluzioni pensate specificamente per questo tipo di attività.

La scelta non è dettata soltanto dalle potenzialità del software, ma anche dalla vicinanza tra le due aziende, che per Simone è un fattore importante per la tranquillità di un'assistenza diretta.

La decisione è presa, ma il cambiamento non è immediato.

L'arrivo del primo computer in pizzeria rappresenta quasi un momento di rottura con il passato. Lo strumento è lì, pronto per essere utilizzato, ma la paura di cambiare rallenta il primo passo:

"Abbiamo tenuto il computer fermo per un paio di mesi senza usarlo. Avevamo paura di far questo salto. Passare da un sistema che conoscevamo a qualcosa di completamente nuovo non è stato semplice."

Questo perché, come spesso accade, la parte più difficile non è acquistare una nuova tecnologia, ma modificare abitudini consolidate nel tempo.

Una volta iniziato a utilizzare il gestionale, però, la percezione cambia rapidamente: le operazioni diventano più semplici, le informazioni vengono recuperate in pochi istanti, gli ordini sono organizzati in modo chiaro e il lavoro quotidiano acquista un ritmo completamente diverso.

La tecnologia smette di essere vista come un ostacolo e diventa uno strumento indispensabile per l'organizzazione della pizzeria.

Tanto che oggi Simone fatica perfino a immaginare un ritorno alla gestione manuale:

"Se domani mi dicessero che dobbiamo lavorare una giornata senza il software, probabilmente preferirei tenere chiuso. Tornare indietro ormai è impensabile."

Per Miss Stella digitalizzare non ha significato semplicemente sostituire carta e penna con un computer. Ha significato costruire un metodo di lavoro capace di crescere insieme all'attività mantenendo sempre al centro l'obiettivo più importante: garantire ai clienti consegne puntuali e un servizio affidabile.

L'esperienza sul campo che diventa innovazione

Negli anni, il rapporto tra Pizzeria Miss Stella e 2bit è andato ben oltre quello tra cliente e fornitore.

Da una parte Simone e Cecilia hanno portato l'esperienza maturata ogni giorno nella gestione del delivery, condividendo criticità, idee e spunti di miglioramento; dall'altra, il team di sviluppo ha trasformato molte di queste esigenze in nuove funzionalità di Speedy®. Una collaborazione continua che ha contribuito a far evolvere contemporaneamente il software e l'organizzazione della pizzeria.

Alla base delle richieste di Pizzeria Miss Stella c'è una convinzione ben precisa: ogni procedura adottata all'interno dell'attività nasce da un'esigenza concreta e, se funziona, deve essere semplicemente migliorata.

Con il tempo, il confronto con il team 2bit è diventato parte integrante del progetto. Non un semplice momento di assistenza, ma un dialogo costante che ha permesso di sviluppare soluzioni sempre più vicine alle reali esigenze della pizzeria, senza stravolgere processi che avevano già dimostrato la loro efficacia.

Non si tratta, quindi, di semplici personalizzazioni tecniche, ma del risultato di una collaborazione costruita negli anni tra chi sviluppa il software e che lo utilizza ogni giorno sul campo. Un confronto in cui l'esperienza operativa diventa uno stimolo concreto per innovare.

Ed è proprio da una di queste intuizioni che nasce quello che Simone considera ancora oggi una delle funzionalità più importanti introdotte in Speedy®.

Le coordinate GPS che hanno rivoluzionato il delivery

Nel servizio di consegna a domicilio ogni minuto conta.

Una pizza preparata nei tempi corretti può comunque arrivare in ritardo se il rider perde anche solo pochi minuti a cercare l'indirizzo del cliente. E quando questo accade durante i momenti di maggiore affluenza, basta una sola consegna fuori orario per compromettere l'intera organizzazione della serata.

"Non siamo Amazon, i nostri clienti ci chiedono di consegnare la pizza a un orario preciso. Se un fattorino perde tempo a cercare un indirizzo, il ritardo non riguarda solo quella consegna, ma rischia di ripercuotersi su tutta la serata."

Per Pizzeria Miss Stella questo rappresentava uno dei problemi più delicati.

Affidarsi esclusivamente alle coordinate rilevate automaticamente da Google Maps non sempre assicurava la precisione necessaria. Nella maggior parte dei casi il sistema individuava correttamente l'abitazione del cliente, ma poteva capitare che indicasse un punto impreciso o addirittura l'ingresso sbagliato.

Per un'attività che ha fatto della puntualità uno dei propri principali elementi distintivi, questo margine di errore non era accettabile.

Per diverso tempo la soluzione a questa problematica era interamente affidata al dipendente: ogni volta che un rider individuava un'abitazione difficile da trovare, la posizione corretta veniva registrata manualmente. Un metodo efficace, ma che richiedeva tempo, esperienza e un costante lavoro di aggiornamento.

Un'organizzazione che riduce gli errori

Con il passare degli anni, Speedy® è diventato il centro operativo dell'intera attività di Pizzeria Miss Stella.

Se inizialmente l'obiettivo era superare una gestione manuale ormai non più sostenibile, oggi il gestionale rappresenta uno strumento indispensabile per coordinare il lavoro quotidiano, ridurre il rischio di errore e affrontare con maggiore serenità anche i momenti di maggiore affluenza.

Uno dei benefici più evidenti riguarda proprio la gestione del servizio durante i fine settimana.

Quando gli ordini si concentrano nell'arco di poche ore e le telefonate si susseguono senza interruzioni, chi è al banco deve raccogliere le richieste dei clienti, gestire i pagamenti, coordinare la produzione e organizzare le consegne. In un contesto così dinamico, anche una piccola distrazione può trasformarsi in un ordine errato, un ritardo o un cliente insoddisfatto.

La digitalizzazione di questi processi ha permesso di alleggerire il carico operativo, rendere il flusso di lavoro più ordinato e ridurre sensibilmente le possibilità di errore.

"Quando riusciamo ad avere grazie al software anche solo un 15 o un 20% di errori in meno fa una differenza enorme. Nei momenti di maggiore lavoro la pressione è altissima e qualsiasi aiuto nell'organizzazione si traduce in un servizio migliore."

Un'altra innovazione che ha contribuito ad aumentare il numero degli ordini senza appesantire il carico operativo è stata l'introduzione dell'app per il self-ordering. Grazie a questo strumento, i clienti possono inserire i propri ordini in autonomia, senza dover necessariamente contattare telefonicamente il locale. 

Questo ha permesso di ridurre il volume delle chiamate e il tempo che il personale deve dedicare alla loro gestione, automatizzando una fase che, soprattutto nei momenti di maggiore affluenza, può diventare particolarmente impegnativa.

Se il sistema delle coordinate GPS e l'utilizzo dell'app hanno rivoluzionato il delivery, sono le diverse ottimizzazioni introdotte nel tempo ad aver trasformato il modo di lavorare della pizzeria.

Tanti piccoli miglioramenti che, sommati tra loro, hanno reso ogni fase del lavoro più semplice e lineare.

Funzionalità come il riconoscimento automatico del chiamante o gli ordini ricevuti tramite app e sito web non rappresentano semplicemente un vantaggio partico. Permettono di eliminare attività ripetitive, recuperare automaticamente i dati dei clienti abituali e ricevere richieste già complete, riducendo il tempo dedicato all'inserimento delle informazioni e le possibilità di errore.

Il risultato è un'organizzazione più fluida, nella quale il personale può concentrarsi meno sulla gestione operativa e più sulla qualità del servizio..

Per Simone è proprio questo il valore della digitalizzazione: non sostituire il lavoro delle persone, ma alleggerirlo, rendendo più semplice mantenere gli standard di puntualità e affidabilità che hanno reso Miss Stella un punto di riferimento per il delivery.

Concentrando il servizio nelle aree realmente sostenibili, la pizzeria è riuscita a rispettare con maggiore costanza gli orari di consegna, migliorando ulteriormente l'esperienza dei clienti e preservando uno degli elementi che più la contraddistinguono: l'affidabilità del servizio.

È un esempio concreto di come la tecnologia possa supportare non solo le attività operative, ma anche le decisioni imprenditoriali, aiutando l'azienda a crescere senza perdere di vista la qualità del servizio.

Per Simone, però, innovare significa anche continuare a migliorare.

Ancora oggi osserva il mercato, analizza le soluzioni adottate da altre realtà e condivide con il team 2bit nuove idee nate dall'esperienza quotidiana della sua pizzeria.

L'obiettivo non è aggiungere funzionalità fini a sé stesse, ma individuare strumenti capaci di rendere il lavoro sempre più semplice, preciso ed efficiente.

"Dopo tutti questi anni non avrebbe senso ricominciare da zero con un altro sistema. Se vedo un'idea che può migliorare il lavoro la condivido volentieri, perché alla fine il vantaggio è anche mio."

È proprio questo confronto continuo ad aver trasformato Speedy® da semplice gestionale a un progetto in costante evoluzione, capace di crescere insieme ai propri clienti e di tradurre le esigenze operative in strumenti concreti per migliorare il lavoro quotidiano.

Perché in un mercato in cui la qualità della pizza è ormai un requisito imprescindibile, sono spesso l'organizzazione e l'esperienza complessiva del cliente a fare la differenza.

Ed è proprio questo il valore di una tecnologia progettata ascoltando chi lavora sul campo: non limitarsi a semplificare le attività quotidiane, ma aiutare l'impresa a mantenere, giorno dopo giorno, le promesse fatte ai propri clienti.

La puntualità del tuo servizio dipende ancora dall'esperienza dei singoli o è frutto di un'organizzazione davvero efficiente?

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