Essere costantemente presenti all'interno dei propri locali è spesso percepito dagli imprenditori del settore ristorazione come l'unico modo per mantenere il controllo e garantire che tutto funzioni secondo le proprie aspettative.
Questo approccio richiede però un presidio costante, rendendo l'attività impossibile da gestire senza una presenza simultanea del titolare in caso di espansione su più sedi.
Oggi è possibile gestire i propri locali anche a distanza, senza essere fisicamente presenti, mantenendo comunque la stessa qualità del servizio. In che modo? Lo scopriamo in questo articolo dedicato, rispondendo alle principali preoccupazioni dei ristoratori.
Chi prepara l'occorrente per il servizio?
Organizzare in modo oculato il servizio prima dell'apertura del locale è uno degli aspetti fondamentali per garantire che tutto funzioni senza intoppi all'arrivo dei clienti.
Allestire i tavoli, preparare gli impasti, verificare la freschezza e la disponibilità degli ingredienti, organizzare le postazioni di lavoro, rifornire i frigoriferi dei bar...chi si occupa di tutto questo quando tu non sei presente?
Puoi delegare queste attività ai tuoi dipendenti, mantenendo comunque gli stessi standard della tua gestione diretta.
Grazie a funzioni di check-list attività integrate in software avanzati come EasyPOS®, è possibile definire in anticipo ogni fase operativa ed assegnarla a un collaboratore, a cui basterà seguirla passo dopo passo.
Ogni membro del team avrà accesso a istruzioni dettagliate relative alla propria mansione, arricchite da immagini e video a supporto. In questo modo ti assicurerai una preparazione del servizio coerente e precisa.
Ma come assegnare a ciascun dipendente la propria mansione? Con la creazione di account personalizzati e permessi specifici, grazie ai quali ogni dipendente potrà operare solo nelle aree di sua competenza, permettendoti di mantenere il controllo anche a distanza,
Chi supporta i dipendenti quando non ci sei?
L'idea del titolare "tuttofare", punto di riferimento per ogni richiesta e problema all'interno del ristorante, può sembrare gratificante. Ma nel lungo periodo rischia di trasformarsi in un limite, soprattutto se l'obiettivo è far crescere l'attività.
Quando tutto dipende da una sola persona e le difficoltà gravano solo sulle sue spalle, si rischia di rimanere bloccati nella gestione dei problemi quotidiani, togliendo tempo necessario allo sviluppo di una strategia.
A tutto questo si aggiunge un'altra questione fondamentale: quando non sei presente, a chi si rivolge il tuo team?
La verità è che ogni dipendente, all'interno del ristorante, dovrebbe avere strumenti, responsabilità e riferimenti chiari.
Perché a ogni problema operativo deve corrispondere una soluzione che non dipenda sempre e solo da te.
Supportare i camerieri durante il servizio
Durante il servizio i camerieri affrontano molte attività impegnative, a partire dalla presa dell'ordine.
Dotarli di palmari integrati con il sistema di cassa permette loro di lavorare in modo più rapido ed efficiente, riducendo tempi e limitando gli errori. Il dispositivo elimina i passaggi intermedi verso la cucina, permette di consultare rapidamente ingredienti ed allergeni, blocca automaticamente le pietanze quando un ingrediente è esaurito, ricorda informazioni fondamentali da chiedere al cliente - come il grado di cottura della carne - e consente di gestire il pagamento direttamente al tavolo.
Per alleggerire ulteriormente il lavoro in sala, è possibile introdurre soluzioni di self-ordering come app, tablet o totem. Lasciando i clienti ordinare in autonomia si ottimizzano i tempi, e si permette al personale di sala di concentrarsi sulla qualità del servizio piuttosto che sulla presa dell'ordine.
Ottimizzare il lavoro in cucina
Anche se lavorano "dietro le quinte", cuochi e pizzaioli rappresentano il cuore pulsante di un'attività ristorativa: dalla loro organizzazione dipende l'esperienza del cliente.
Che tu sia presente o meno al locale, il loro lavoro può essere ottimizzato grazie all'utilizzo della tecnologia. Dopo aver organizzato al meglio le attività di preparazione grazie alla check-list attività, è fondamentale che durante il servizio possano concentrarsi esclusivamente sulla cucina, senza distrazioni.
Per raggiungere questo obiettivo, soluzioni come i Kitchen Monitor si rivelano particolarmente efficaci.
Questi sistemi dedicati alla cucina ricevono automaticamente le comande dai palmari dei camerieri, le smistano nei diversi centri di produzione e le passano in lavorazione al momento giusto. Aiutano anche a gestire al meglio i tempi grazie ad alert in caso di ritardi, contribuendo a mantenere un flusso di lavoro ordinato ed efficiente.
Il risultato? Un team più concentrato, meno stress operativo e una maggior qualità dei piatti serviti.
Aiutare i dipendenti in cassa
Anche se possono sembrare "semplicemente alla cassa", i cassieri svolgono in realtà un ruolo centrale all'interno del ristorante, occupandosi di numerose attività spesso delicate, soprattutto perché legate alla gestione del denaro.
Le loro responsabilità includono:
- la gestione dei conti, anche in situazioni complesse come la richiesta di conti separati, o tramite buoni pasto o convenzioni aziendali
- il controllo e l'inserimento delle promozioni
- l'emissione di documenti fiscali diversi dallo scontrino, come le fatture
- l'inserimento delle anagrafiche clienti
- la gestione delle richieste telefoniche, come prenotazione tavoli, ordini per take-away e delivery
Gestire tutto in modo rapido e preciso non è sempre semplice. Soluzioni come EasyPOS® sono state sviluppate per semplificare l'operatività del punto cassa dalla gestione dei conti all'applicazione automatica delle promozioni, fino al riconoscimento del cliente in fase di chiamata o all'inserimento veloce dei dati di un'azienda tramite partita IVA.
Chi controlla la cassa e i suoi flussi?
Un'altra preoccupazione tipica dell'imprenditore che non è sempre presente nel suo locale è la corretta gestione dei flussi di denaro.
Per questo motivo, oltre al supporto operativo per chi lavora in cassa, EasyPOS® include strumenti concreti dedicati esclusivamente al titolare per permettergli di monitorare in tempo reale i movimenti di denaro e garantire un controllo puntuale su ogni transazione.
Grazie alla possibilità di creare account personali puoi affidare la gestione della cassa ai tuoi collaboratori in totale tranquillità. Ogni operazione, dall'apertura del cassetto alle transazioni, verrà infatti registrata e associata al profilo utente che l'ha effettuata, permettendoti di monitorare il tuo punto cassa ovunque ti trovi.
Per un livello di controllo ancora più elevato e per ridurre al minimo l'intervento umano, puoi pensare di installare Cassetti Rendiresto automatici. Questi dispositivi gestiscono il denaro in modo sicuro, verificando la validità delle banconote e delle monete, ed erogando automaticamente il resto.
La quadratura dei conti è assicurata.
In linea con le più recenti disposizioni dell'Agenzia delle Entrate, è inoltre possibile integrare direttamente i sistemi di pagamento elettronico con il punto cassa, assicurando la coerenza e la correttezza dei dati trasmessi, ed evitando errori o discrepanze. Il programma invia l'importo da pagare al POS bancario facendo avviare la transazione. Se questa viene completata correttamente, il programma prosegue con l'emissione dello scontrino, diversamente evidenzia un errore, non stampa lo scontrino e torna alle funzioni di cassa.
Tutte queste informazioni sono accessibili anche da remoto grazie al cloud Zefiro, perfettamente integrato con EasyPOS®. Dalla sua interfaccia semplice e intuitiva puoi monitorare documenti emessi, movimenti di cassa e la correttezza delle operazioni in qualsiasi momento.
Il sistema segnala automaticamente eventuali anomalie - come sconti non previsti, cancellazioni di comande o modifiche alle ordinazioni - associandole all'operatore che le ha effettuate. In questo modo hai sempre il pieno controllo della situazione e la possibilità di intervenire tempestivamente, se necessario.
Come accertarsi della corretta chiusura?
Strettamente legata ai flussi di cassa è la chiusura giornaliera, che rappresenta un momento da gestire con la massima attenzione per evitare possibili sanzioni.
Per assicurarti una corretta procedura anche in tua assenza, software evoluti come EasyPOS® mettono a disposizione la funzionalità di chiusura guidata.
Sarà il sistema stesso ad accompagnare passo dopo passo i tuoi collaboratori, fino al completamento della chiusura gestionale e fiscale. Agli operatori sarà richiesto di inserire solo il fondo iniziale del cassetto, da lì in poi sarà il software ad occuparsi di:
- recuperare automaticamente le operazioni elettroniche e il totale degli scontrini per calcolare l'incasso giornaliero
- registrare eventuali rettifiche effettuate durante la giornata, associandole alla relativa causale
- segnalare incongruenze e richiedere una giustificazione all'operatore
In questo modo il sistema diventa un vero e proprio alleato, capace di sostituirti nel controllo delle operazioni anche quando non sei presente nel locale.
Per delle scorte sempre aggiornate, a chi affidare gli ordini a fornitore?
Nel caso in cui scarseggino le scorte di magazzino e si renda necessario effettuare un ordine al fornitore, non è indispensabile un tuo intervento diretto.
Con l'utilizzo di software come EasyPOS® sarà il programma stesso che, una volta raggiunto il valore di scorta minima, avviserà i dipendenti della necessità di inoltrare un nuovo ordine a fornitore e li supporterà nell'operazione. Infatti, impostando regole su scorte minime e giacenze disponibili, il sistema è in grado di generare automaticamente una proposta di ordine di acquisto, pronta per essere inviata ai fornitori di riferimento.
Una volta ricevuta la merce entra in gioco il sistema di validazione: uno strumento che consente di confrontare quanto ordinato con quanto effettivamente consegnato, segnalando eventuali discrepanze.
In questo modo è possibile automatizzare l'intero processo, mantenendo il controllo del magazzino anche a distanza, e riducendo errori, sprechi ed imprevisti.
Gestire un ristorante non significa necessariamente essere sempre presenti. Grazie alla tecnologia, oggi è possibile organizzare, monitorare e controllare ogni aspetto dell'attività anche a distanza, mantenendo standard elevati e processi efficienti.
Soluzioni come EasyPOS® ti permettono di trasformare il tuo locale in un sistema organizzato, in cui ogni ruolo è chiaro, ogni attività è tracciata e ogni operazione è sotto controllo.
Guadagnerai così più tempo per far crescere il tuo business, con la sicurezza che il tuo ristorante funzioni esattamente come vuoi tu anche quando non ci sei.
Chiedici una consulenza e scopri in che modo EasyPOS® può semplificare il tuo lavoro quotidiano.
