Si avvicina il mese di marzo, termine entro il quale l'Agenzia delle Entrate pubblicherà la sezione dedicata al collegamento virtuale tra POS e Registratori Telematici. È stata da poco diffusa una guida operativa ai corrispettivi, con suggerimenti pratici per rendere effettiva l'integrazione.
Quali sono le novità previste? Come muoversi per assicurarsi che sia tutto in regola? Lo vediamo in questo articolo.
Premesse
Il percorso verso la digitalizzazione di pagamenti e corrispettivi è iniziato qualche anno fa, trasformando il modo in cui le attività commerciali e professionali gestiscono i loro incassi.
Negli ultimi anni sono state introdotte diverse normative per incentivare i pagamenti elettronici e modernizzare il sistema economico italiano:
- nel 2014 è stato introdotto l'obbligo di accettare i pagamenti con carta
- nel 2020 la memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi è diventata telematica
- nel 2022 sono state introdotte sanzioni per chi non accetta pagamenti cashless
Da gennaio 2026 è stato infine aggiunto l'obbligo di collegare il POS e il registratore di cassa, ulteriore tassello nel processo di evoluzione digitale delle imprese italiane.
È importante sottolineare che nella norma non si richiede collegamento di tipo tecnico: l'Agenzia delle Entrate non parla in nessuna disposizione e in nessuna circolare di integrazione fisica o digitale, ma sempre e solo di connessione virtuale e logica.
Quello che diventa necessario è assicurare coerenza tra i dati inviati delle chiusure giornaliere e i pagamenti registrati dal POS o da un altro sistema di pagamento digitale.
Chi è interessato dalla riforma
Non tutte le attività sono interessate da questa novità: i professionisti che emettono esclusivamente fattura elettronica o alcune categorie che operano in regimi speciali, ad esempio, non sono tenute ad utilizzare il registratore telematico e quindi non necessitano di questa integrazione.
Anche quei corrispettivi esonerati dall'obbligo di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica, come per la vendita di tabacchi e generi di monopolio, non sono interessati dalle nuove disposizioni, così come i corrispettivi certificati mediante i distributori automatici, quelli relativi alla cessione di carburante e quelli legati alle operazioni di ricarica dei veicoli elettronici.
Diversa è invece la situazione per chi gestisce una realtà di vendita al dettaglio. Per questa tipologia di attività ci si muove verso:
- una maggiore tracciabilità delle operazioni
- un aumento del livello di digitalizzazione
- la volontà di rendere quanto più possibile automatici i controlli
I dati richiesti per l'associazione
Nel caso in cui la tua attività rientrasse tra quelle interessate dall'aggiornamento, quali informazioni dovrai avere a disposizione per poter effettuare il collegamento sul portale dell'Agenzia delle Entrate?
- matricola fiscale dei registratori telematici, che può essere ottenuti scansionando il QR Code presente sull'etichetta apportata in fase di installazione
- l'indirizzo del punto vendita presso cui il registratore è utilizzato
- il terminal ID dei modelli POS, unitamente al codice fiscale e alla denominazione dell'azienda fornitrice
Nel caso in cui si utilizzi un solo RT ed un solo sistema di pagamento cashless, l'integrazione risulterà semplice ed immediata. Nel caso in cui invece ci si avvalga di più POS e soprattutto di diversi RT, magari in esercizi commerciali diversi, come nel caso di multi-punto vendita, bisognerà prestare più attenzione a tutto l'iter di associazione.
Per facilitare l'operazione di associazione POS - RT, nell'apposita sezione adibita al collegamento verranno presentati i sistemi di pagamento già censiti per l'azienda, con la sola necessità di associazione.
Come procedere al collegamento
La procedura per collegare il POS alla cassa si effettuerà in questo modo:
- accedere al sito dell'Agenzia delle Entrate mediante la propria identità digitale
- andare in "accreditamento e censimento corrispettivi" nella sezione "fatture e corrispettivi"
- cliccare sul link "vai a corrispettivi" nel box "corrispettivi" presente nella home del portale
- cliccare la voce "accedi ai servizi" nel box "gestore ed esercente"
- cliccare quindi su "collegamento dispositivi - pos" presente nel menu a sinistra
- cliccare il link "gestione collegamenti" per accedere alla funzionalità
È possibile a questo punto scegliere se procedere al collegamento puntuale o a quello massivo.
Se possiedi fino a 5 RT (collegamento puntuale)
Se possiedi fino a 5 RT, sarai indirizzato ad una schermata che consente di associare ciascun registratore ai diversi POS, selezionando una casella dall'elenco dei Registratori Telematici che risultano attivi per la tua realtà (elenco di sinistra) e una o più caselle dell'elenco dei POS censiti (elenco di destra). L'operazione deve essere ripetuta per tutti i dispositivi.
Se il POS da associare non è presente in elenco, puoi aggiungerlo manualmente con il pulsante "aggiungi POS". Una volta inseriti tutti i dati necessari, è sufficiente cliccare sul pulsante "collega" che si trova all'interno della pagina.
Se possiedi più di 5 RT (collegamento puntuale)
Per chi possiede più di 5 RT la schermata di riferimento sarà leggermente diversa.
Verrà visualizzata una pagina con l'elenco di tutti i dispositivi RT proprietari. Da questo elenco sarà necessario selezionare ogni RT ed associarvi i dispositivi di pagamento che, se censiti, si trovano nella pagina dedicata.
È possibile selezionare dall'elenco anche più POS da associare ad un RT.
Il collegamento massivo
Il collegamento massivo risulta utile per gli esercenti che devono effettuare un numero elevato di associazioni tra i dispositivi, che siano RT o terminali POS.
Selezionando questo sistema non sarà però possibile aggiungere manualmente i dati di un POS, limitando l'associazione ai soli POS e sistemi RT già registrati nel sistema.
Il collegamento massivo può essere effettuato caricando un file CSV contenente tutte le informazioni dei POS e degli RT. Per specifiche sulla creazione del file, si veda la guida dell'Agenzia delle Entrate.
I termini per adeguarsi
Come avevamo visto nel precedente articolo dedicato, per effettuare il collegamento degli strumenti di pagamento elettronico acquistati fino al 1° gennaio 2026 o attivati nel corso del mese si hanno a disposizione 45 giorni di tempo dalla data di pubblicazione della procedura web, prevista per i primi giorni di marzo.
Per le attivazioni successive al 31 gennaio 2026, la registrazione dovrà essere effettuata tra il sesto giorno del secondo mese successivo all'acquisto e l'ultimo giorno lavorativo dello stesso mese. Per esempio: un POS attivato ad aprile 2026 dovrà essere collegato virtualmente al suo Registratore Telematico tra il 6 e il 30 giugno dello stesso anno.
Cosa assicura il collegamento virtuale
Fino ad oggi i sistemi di pagamento digitale e i Registratori Telematici non sono stati tenuti a dialogare tra di loro: da un lato il POS registra gli incassi elettronici, dall'altro a fine giornata il registratore invia all'Agenzia delle Entrate i corrispettivi giornalieri contenenti anche i dati del pagamento cashless.
Le transazioni tramite POS possono essere avviate direttamente dall'operatore, il quale digita manualmente l'importo prima sul terminale e poi sul punto cassa.
Ma in questo modo è facile incorrere in errori, poiché basta la minima distrazione per registrare dati differenti.
Da quest'anno è essenziale che le informazioni dei due dispositivi corrispondano alla perfezione, per evitare di incorrere in sanzioni. Se questa corrispondenza, per un qualsiasi motivo, non sussistesse, l'Agenzia delle Entrate sarà in grado di rilevare le anomalie attraverso i controlli incrociati tra i flussi dei pagamenti elettronici e i dati dei Registratori Telematici ed agire di conseguenza.
Come visto nelle prime righe, il collegamento fisico o digitale tra POS e registratore continua a non essere obbligatorio, ma è fortemente consigliato, in quanto risulta essere il modo più sicuro ed affidabile per fare in modo che questa coincidenza si verifichi.
Grazie a sistemi di integrazione diretta come i software di 2bit, impostando il tipo di pagamento sarà il programma gestionale ad inviare l'importo da pagare al POS bancario facendo avviare la transazione. Se questa viene completata correttamente, il programma prosegue con l'emissione dello scontrino, diversamente evidenzia un errore, non stampa lo scontrino e torna alle funzioni di cassa.
Con questa funzionalità, la quadratura dei conti è assicurata. Non sorprende quindi che, per quanto non obbligatorio, molti negozianti si stiano comunque muovendo verso soluzioni integrate per ridurre al minimo il rischio di errore.
Con un sistema unico e connesso potrai:
- ridurre errori manuali e doppie registrazioni
- semplificare il lavoro dei tuoi dipendenti
- velocizzare le operazioni di cassa come l'emissione dello scontrino e le chiusure giornaliere
- avere dati sempre coerenti
Chiedici maggiori informazioni e scopri come sfruttare a tuo vantaggio la nuova normativa per digitalizzare la tua attività.
